5 шаблонов для ответа на самые раздражающие электронные письма
1. Быстрый ответ
Шаблон подойдет, если вам пришло письмо, ответ на которое займет много времени (в данный момент его у вас нет!).Чтобы ответить на него вам нужно уточнить информацию или получить ответ от другого коллеги. Но и оставить без ответа письмо нельзя — дайте отправителю знать, что вы увидели его вопрос и ответите чуть позже. Занесите в черновики вот такой шаблон:
2. Разрядить обстановку
Скажем прямо. Вы накосячили и ваш босс очень зол (со всеми бывает).
Самая страшная вещь, которую вы можете сделать — выразить свои эмоции и наговорить лишнего в письме. Поэтому в ответ на критику, особенно если вы вспыльчивы, держите такой шаблон:
3. Шаблоны с инструкциями
Представим, что вы работаете в отделе клиентской или технической поддержки. Ну или вам просто задают много вопросов с претензией «Тыжпрограммист!». Вам надоело отвечать. И вообще бесят вопросы типа «как включить роутер?», «как скачать программу?», «почему я не могу найти отчет?». Ссылку в гугл кидать совесть не позволяет, но и так бесцельно время проводить тоже не нравится. Составьте несколько простых шаблонов на самые популярные вопросы. Держите:
4. Когда у вас рук на всё не хватает!
Пришло очередное письмо где вас просят помочь — проверить отчет, правильность документации, прокомментировать график работ или прокомментировать выступление коллеги, который просит обратную связь. Все это очень важно, интересно и увлекательно: но у вас тоже куча дел и вы просто завалены работой. Это шаблон поможет вежливо отказать, когда вы не можете на себя взять очередную задачу:
5. Когда нужно отправить файл
Если вам нужно отправить коллеге файл и сейчас самое время, чтобы это сделать. Главное документ прикрепить не забудьте. Ну, а если всё совсем плохо и вы не успеваете к дедлайну — этот шаблон вас спасет!
Пользуясь шаблонами вы будете управлять не только почтой, но и временем. Вы всегда можете изменять, адаптировать и создавать новые шаблоны на основе старых. Так убережете не только время, но и нервы!
Держите еще пару шаблонов на всякий случай:
