Цифровой этикет: как общаться с коллегами, чтобы никого не бесить

Перво-наперво запомните самое важное, золотое правило любого онлайн-общения — ПРОВЕРЯЙТЕ, ТОТ ЛИ ЭТО ЧАТ!

О, скольких бы скандалов, ссор, разводов и увольнений удалось бы избежать, если бы все придерживались этого правила ;) Обязательно перед отправкой сообщения или репоста, проверяйте, куда именно летит ваше послание.

Далее мы разделили правила на три блока: пакет «Минимум», оптимальный вариант и титул «Идеальный коллега». Мы понимаем, что сразу тяжело помнить обо всех правилах и нюансах деловой переписки онлайн, поэтому можно продвигаться постепенно. Освоив минимальный этикет, переходите на более продвинутый уровень общения!

Пакет «Минимум»

Пишите только в рабочее время

Еще одно золотое правило, о котором нельзя забывать — о работе только в рабочее время, это касается не только переписок в чатах. Если в чат постоянно прилетают сообщения, даже на фоне, мозг не переключается с рабочих задач. Что делать, если график ненормированный? Уважать коллег и стараться не беспокоить по мелочам. Что делать, если вопрос срочный, дедлайны горят, всё в огне? По-хорошему — не доводить до огня. А если уж довели, то — звоните, а не пишите. Извиниться только не забудьте.

Не засоряйте чат лишней информацией

Мемы, свежие новости, фотографии с отпуска — всё это допустимо (дозированно!) в неформальных дружеских чатах, но не в рабочих переписках. Стикерами и эмодзи лучше тоже не злоупотреблять.

Также если решили договориться с коллегой о пятничной посиделке или просто поболтать, переходите в личку. Не делайте из остальных участников чата молчаливых свидетелей вашей переписки.

Голосовые сообщения — только с разрешения

Сервис Работа.ру исследовал отношение людей к голосовым сообщениям и стикерам в рабочих переписках. 43% респондентов ответили, что аудиосообщения их раздражают! Еще 45% опрошенных нормально относятся к голосовым, если собеседник предварительно получит разрешение на его отправку.

Если уж без голосового сообщения ну совсем никак не обойтись, помните:

• предварительно подумайте, о чем хотите сказать, чтобы не растягивать аудио на долгие минуты или несколько сообщений;
• не повторяйте одно и то же несколько раз;
• говорите четко и быстро, без долгих пауз, вздохов и «эээ»;
• укажите тему голосового сообщения текстом, хотя бы кратко, чтобы собеседники понимали, о чем пойдет речь;
• если в голосовом сообщении вы даете какое-то задание, обязательно продублируйте его текстом и отметьте ответственного человека — иначе коллеги могут просто пропустить это дело.

Не

пишите

по

одному

слову

У некоторых людей есть привычка разбивать одно предложение на несколько сообщений по одному-два слова. Из-за этого участникам чата приходит множество уведомлений сразу, такие тексты неудобно читать и вообще это несерьезно. Мы же тут работать собрались, не надо так :)

Оптимальный вариант

Отправляйте сообщения с холодной головой

Бывает, нас что-то очень раздражает, злит или обижает в работе настолько, что хочется незамедлительно выплеснуть эти эмоции на команду. Стоп! Очень важно остановить себя в этом порыве и выдохнуть, отложить сообщение хотя бы на пару минут.

Эмоциональная стабильность — очень нужный навык и в жизни, и в работе. Способность не выплескивать эмоции на других и рассуждать объективно пригодятся не только в деловой переписке.

Дайте собеседнику время на ответ

Если в вашей команде нет установленного регламента, в котором прописано время на ответ в переписке, не торопите собеседника. Помните, что если вы в данный момент онлайн, это не значит, что все ваши коллеги тоже у монитора.

Отправляя сообщение, закладывайте время на ожидание ответа. Поэтому очень срочные вопросы лучше обсуждать по телефону.

Не оставляйте сообщения без ответа

С предыдущим пунктом связано другое правило — не игнорить сообщения, особенно, если в них есть вопрос, трижды особенно — если вопрос к вам. Если заняты, хотя бы уточните, что увидели сообщение и ответите позже.

Здорово, если на сообщение руководителя или коллеги, вы отреагируете хоть как-то: «понял», «принял», «сделаю» и т.д. Так собеседник будет уверен, что вы в курсе и не игнорируете его.

Старайтесь писать грамотно

Да, бывает, что мы спешим и совсем нет времени на орфографическую проверку. Но все-таки более профессионально перечитать свое сообщение перед отправкой. Хотя бы чтобы проверить, что коварный Т9 не исказил вашу мысль до неузнаваемости.

Поищите информацию, прежде чем писать

В любом популярном мессенджере есть поиск по чату, в котором можно найти нужную информацию по ключевым словам. Еще, как правило, в отдельных вкладках можно просмотреть все медиафайлы и ссылки из чата. Поэтому прежде чем спросить, попробуйте найти ответ самостоятельно, а потом обращайтесь за помощью.

Титул «Идеальный коллега»

Заполните информацию в профиле

Если вы новенький в компании, особенно важно заполнить свой профиль. Очень желательно добавить актуальную фотографию, указать настоящее имя. Для срочной связи будет удобно, если в аккаунте указан ваш номер телефона.

Представьтесь

Опять же, если вы новичок или работаете в большой команде со множеством сотрудников, то при первой переписке с коллегой в чате лучше представиться и объяснить, кто вы.

Указывайте, к кому обращаетесь

Если ставите задачу, обязательно отметьте ответственных за это людей. Если информация для всех, это тоже можно указать.

Снабжайте все ссылки пояснениями

Кибермошенничество цветет буйным цветом, вдруг, вас взломали и скинули в чат вредоносную ссылку? Поэтому, и не только поэтому, объясняйте текстом, что за информация хранится по ссылке. К тому же это важно для дальнейшего удобного поиска по чату.

Прикрепляйте ответ к нужному сообщению

Представьте, что в чате идет бурная переписка и сразу несколько коллег одновременно задают вопросы. И кто-то присылает в чат лаконичное «да». Кому предназначалось сообщение, на какой вопрос этот ответ? Непонятно. Обязательно отвечайте целенаправленно на сообщение, а не просто пишите в общее поле переписки.

Фиксируйте важные задачи из переписки

Чтобы запрос не потерялся в океане сообщений, продублируйте задачу в таск-менеджер, если пользуетесь им по работе, или закрепите сообщение с задачей в чате. Это покажет ваш ответственный и внимательный подход к делам.

Помните о безопасности

Передавать важные пароли или конфиденциальные документы в переписке на десятки человек не рекомендуется. Для этого лучше использовать специальные файлы или программы, или хотя бы делать это в личной переписке. Кроме того, если какой-либо сотрудник больше не работает в компании, не забудьте удалить его из чата в целях конфиденциальности.