Руководство для организации удаленной работы

Организация рабочего процесса при удаленной работе

График работы

Прежде всего нужно определить, по какому графику будете работать. Многие удаленные компании придерживаются стандартной пятидневки, подстраиваясь под большинство клиентов. А вот в течение дня распорядок у всех может быть разный.

Заранее договоритесь, что раньше 10 утра вам писать и звонить не нужно, а на связи вы ровно до 19:00. Или 20:00, как сами решите. Если руководитель строго регламентирует рабочий график, например, с 9:00 до 18:00, то хотя бы определите часы, когда вы будете не онлайн.

При работе на удаленке очень важно соблюдать свой график, т.к. внеофисная обстановка способствует расслаблению и снижению концентрации. При несоблюдении графика рискуете либо срывать дедлайны, либо работать круглыми сутками.

Рабочее место

Мы пишем статью в разгар пандемии коронавируса и массового перевода компаний на удаленный формат. Сейчас у сотрудников нет выбора — где работать, вариант очевиден — только дома, избегая общественных мест.

В обычной же ситуации лучше периодически менять рабочее пространство. Выбирайтесь в коворкинги, кафе, библиотеки. Главное не забывайте про хороший wi-fi. Смена обстановки поможет встряхнуться от рутины и способствует вдохновению.

Если работаете из дома постоянно, позаботьтесь об удобном рабочем месте. В идеале это должна быть отдельная комната по типу кабинета в офисе, но обязательный минимум — свой рабочий стол и удобный стул. Желательно расположиться у окна и вдали от телевизора и других источников шума.

Необходимое техническое обеспечение

Чтобы работать удаленно, нужно обязательно обзавестись хорошей техникой. Мощный ноутбук или персональный компьютер, удобная мышка и клавиатура, хороший интернет — это минимум.

Еще может понадобится микрофон для созвонов с командой, звукопоглощающие наушники на случай громкоголосых домочадцев, подставка под монитор, коврик для мыши. Дополнительные девайсы — вопрос вашего удобства.

Общение с командой

Один из минусов удаленной работы — снижение общения. В офисе вы можете по дороге на кухню поболтать с пятью коллегами, а дома рискуете целыми днями общаться с самим собой и фикусом на подоконнике. Некоторые скажут «да это прекрасно!», но на самом деле дефицит общения может сказаться на психологическом состоянии даже отпетых интровертов.

Обязательно созванивайтесь с членами команды по видеосвязи (будет повод причесаться), планируйте совместные встречи в коворкинге. Поддерживая коммуникацию с другими людьми, вы избавитесь от одиночества и чувства оторванности от остального мира.

Дополнительные нюансы

Представьте — работая в офисе, вы каждый день заходили за кофе в любимую кофейню или завтракали на офисной кухне. Эти действия стали некими ритуалами из-за их повторяемости и помогали настроиться на рабочий лад.

Переходя на удаленную работу, важно придумать новые ритуалы. Это может быть чтение новостей, прогулка в булочную перед работой, пробежка в парке, чтение 10 страниц книги, зарядка — что угодно. Соблюдая ритуал, вашему мозгу будет проще — ведь будет понимание, что после ритуала нужно начать работу.

фото Unsplash

Инструменты для удаленной работы

Коммуникация

Для кол­лек­тив­но­го тру­да по­дой­дут Slack, Mi­crosoft Teams, чат в Telegram (для небольших команд). Для видеозвонков — Zoom, Google Hang­outs, Skype, Bluejeans и Gather.

Еще напомним, что виртуальное рабочее пространство нужно оберегать от спама. Не скидывайте в рабочий чат или диалог последние новости о коронавирусе или смешные фотографии вашей собаки. Сделайте еще один чат для неформального общения и развлекайтесь там.

Планирование задач

Самые популярные — Trello и Asana. В них легко можно создавать проекты и задачи, прикреплять туда же различные файлы, назначать сроки выполнения и отслеживать прогресс. Еще к ним можно добавлять расширения и тогда функционал платформ становится огромен.

Среди других удобных инструментов выделим Sunsama (интегрируется с Trello, Slack и календарем), Wunderlist, сверхпопулярный Todoist и Evernote. Последний сервис вмещает в себя целое рабочее пространство: можно создавать заметки и списки, хранить файлы и общаться.

Тайм-менеджмент

Отметим RescueTime — сервис для контроля времени и анализа работы за компьютером. Он помогает отследить, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Для приверженцев методики Pomodoro есть приложение Focus Booster или расширение Strict Workflow, основанные на этом методе планирования времени.

Чтобы сократить время на согласование звонков и видеоконференций, используйте Calendly. В сервисе вы можете выставить свободное время для общения, разбив его на удобные интервалы, и синхронизировать со своим календарем. Вам останется только выслать ссылку на Calendly людям, а они выберут удобное для них время из предложенного.

Визуальное сопровождение

Общаясь удаленно, иногда непросто четко объяснить, что имеешь ввиду — нужно показывать. В Slack, например, есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание слушателей. Также можно использовать инструменты Miro, Figma, Screen Sharing.

Дополнительные инструменты

Рекомендуем использовать Stayfocusd — расширение для Chrome, позволяющее установить блокировку сайтов на определенное время. Аналог — Productivity Owl, он еще и анализирует вашу продуктивность по попыткам зайти на заблокированные сайты.

Также отметим Clearly (скрывает все отвлекающие элементы на сайтах) и f.lux (регулирует цветовую температуру экрана для здоровья глаз).

Ну и для ненавистников звенящей тишины можем посоветовать видео или аудио с определенными звуками — шумом опенспейса, вагона метро, звуками в кофейне или библиотеке.

Фото Pexels

О чем нужно помнить при удаленной работе

Берегите здоровье

Бич удаленной работы — больная спина. Если в офисе вы хотя бы сидите на специальном стуле и прогуливаетесь от и до метро, то на удаленке вы можете целый день сидеть дома, буквально — сидеть. Следите за здоровьем, обязательно делайте перерывы с легкой разминкой, не работайте весь день лежа в постели — садитесь за стол.

Помните, это — работа

Некоторые люди воспринимают удаленную работу как возможность сидеть дома и смотреть сериалы. Нет, удаленка — это работа и относится к ней нужно так же, как к офисному труду. Обустройте рабочее место, не работайте в пижаме, помните о задачах.

Позаботьтесь об аудиогигиене

Речь идет о круглосуточно работающем телевизоре на фоне, играющей музыке или сериале. Дополнительные звуки могут раздражать вашу нервную систему, снижать концентрацию и, конечно, сильно влиять на производительность. Обзаведитесь наушниками со звукоизоляцией, если не можете повлиять на громкость внешнего шума.

Договоритесь с домочадцами

Актуальная проблема в условиях карантина — договориться с домашними о комфортном сосуществовании. Когда в квартире круглые сутки все домочадцы — это нелегко и нужно обозначить правила, обязательные для соблюдения.

Например, четко определите, в какие часы вас нельзя трогать, даже «на минутку». Договоритесь о приемлемом уровне шума в квартире — никаких фильмов на полной громкости. Донести до неработающих домочадцев, что дома вы работаете, а не просто сидите за компьютером.

Не забывайте о социализации

Посвящается одиночкам и интровертам — выбирайтесь из дома (но не на карантине). В обычное время обязательно меняйте обстановку, побольше гуляйте и дышите свежим воздухом. К тому же, вылазки из дома — лишний повод сменить пижамные штаны на джинсы и стряхнуть пыль с расчески.

Фото Pexels