5 вопросов, которые вы должны задать себе при отправке любого письма

1. Почему кто-то должен открыть и прочесть это письмо?

Заголовок вашего письма - это своеобразный идентификатор, именно от него зависит, прочтут ваше сообщение или проигнорируют. Сформулируйте его четко и конкретно - так чтобы ваш адресат сразу понял, о чем оно. Если вам необходимо, чтобы коллега обязательно ответил вам до вторника, не пишите об этом в самом конце. Озаглавьте письмо, к примеру, таким образом: “Ко вторнику: основные положения сегодняшней встречи”. Это гораздо лучше, чем если вы напишите: “Внимание!” (как если бы в реальности обратились к человеку “слушай, нам надо кое-что обсудить!”).

Если вы хотите получить работу, используйте ключевые слова, чтобы выделиться среди прочих кандидатов, например, можно перечислить название вашей специализации или опыт работы. Фраза “Коммьюнити-менеджер, опыт работы 4 года” - это короткий и удобный способ быстро предложить свои услуги.

2. Понятно ли получателю, кто написал это письмо?

Если вы пишете кому-то в первый раз, например, работодателю или человеку, о котором вы слышали, но с кем не встречались лично - то логично предположить, что вы, скорее всего, хотите как можно быстрее установить с ним контакт. Например, прежде чем вслепую написать письмо в одну компанию о наличии у них внештатных вакантных должностей, я выяснил, что основатель этой компании учился со мной вместе в одном колледже. Например, автор материала Адриан Хопкинс в заголовке электронного письма в первой же строке написал “Yale alum” (название колледжа). И в течение 2 суток ему ответили и назначили собеседование. 

Используйте все, что может вас объединять, перечисляйте школы, интересы и увлечения, общих знакомых, профессиональные организации - все, чтобы получатель понял, что с вами действительно стоит связаться и пообщаться. Или же, если вы работаете в крупной компании, и каким-то образом пересекались с вашим адресатом, то, чтобы помочь ему вспомнить об этом, вам необходимо будет всего лишь упомянуть время и место, где вы виделись.

3. Чего хочет автор письма?

О, ну наконец-то! Самое время все подробно объяснить, почему вы вообще написали, ведь так? Нет, не совсем. Постарайтесь охарактеризовать цель своего письма всего в двух-трех кратких и ясных предложениях. Ваша электронная почта - это лишь замена общению по телефону или беседе при личной встрече при необходимости более подробных объяснений.

Это особенно важно, когда вы пишете сообщение “вслепую”, а сам адресат от вас никакого сообщения не ждет. Если вы хотите назначить встречу за чашкой кофе, постарайтесь все конкретизировать, но при этом не раскрывайте карты сразу. Например, можно написать: “Я хотел бы поделиться с вами тем, что узнал за время работы в сфере контент-маркетинга, а также узнать, чем я могу помочь в разработке текущих проектов”. Помните: занятые люди не хотят, чтобы их идеи воровали, они хотят совершенствоваться, обмениваясь идеями с другими.

4. Какую пользу можно извлечь из данного письма?

Относитесь к своему электронному письму как к своеобразной сделке: то, чего вы хотите добиться от получателя, должно быть в равной степени выгодно и ему, и вам самим. Работая, мы все ожидаем одобрения со стороны своих коллег, менеджеров и клиентов. Каким образом то, о чем вы просите, может помочь вашему адресату добиться этого одобрения? Будьте предельно конкретны, употребляя фразы типа: "Я могу внести свой вклад в ваше дело”, “после этого ваши идеи предстанут в новом свете”, или даже "такая реакция клиентов говорит о том, что они ожидают, например, следующего решения проблемы...”

5. Оценят ли это письмо?

Чтобы выделить свое письмо среди кучи других, ежедневно приходящих в электронный ящик, проявите понимание и доброжелательность. Неважно, обращаетесь ли вы к коллеге или незнакомому человеку, вы всегда эксплуатируете его время, которое ему придется затратить на вдумчивое чтение вашего сообщения. Покажите, что вы цените это, напишите в конце "заранее большое Вам спасибо" или "искренне Ваш" (это все-таки лучше, чем сухое “всего доброго”). Так или иначе, небольшая порция вежливости лишь увеличит вероятность получения желаемого ответа.