5 мифов об email-переписке, в которые не стоит верить

Многие из нас обычно тратят с четверть рабочего дня, чтобы отправить и получить все e-mail сообщения. Как утверждает Мэтью Беллоуз, генеральный директор компании Yesware, занимающейся разработкой программного обеспечения для электронной почты, для того, чтобы все успевать, мы должны научиться действовать оперативнее.

"Когда мы основали Yesware в 2010 году, нам говорили, что электронная почта изжила себя; конечно, это не так. Это целая технология, очень популярная и функциональная. Это мощный инструмент, который можно использовать на профессиональном уровне".

Тем не менее, почта может запросто пожирать ваше время, если вы не умеете управляться с нею или же ведетесь на распрастраненные мифы. Беллоуз проанализировал пять из них, чтобы сформулировать самый продуктивный способ работы, и 500000 писем, чтобы выяснить, что правда, а что нет:

Миф 1. Лучший день недели для отправки писем - это понедельник или вторник

Беллоуз уверен, что на самом деле не существует “идеального” дня для отправки корреспонденции.

"Мы просмотрели полмиллиона электронных писем и обнаружили, что количество прочитанных писем примерно одинаково во все дни недели”, - говорит он. Тем не менее, на выходных все совсем иначе: исследование Yesware показало, что в субботу и воскресенье это количество возрастает.

Поэтому Беллоуз рекомендует отправлять письма именно на уик-енд: "Именно тогда конкуренция с другими адресатами в почтовом ящике гораздо ниже". Если вы не хотите работать в выходные, воспользуйтесь услугой электронной почты, позволяющей отложить доставку сообщения на более поздний срок.

Миф 2. Лучшее время для отправки писем - утро.

Беллоуз считает, что этот миф правдив лишь наполовину.

"Если вы хотите получить ответ, то правильнее будет отправить сообщение либо в период между 6 и 7 часами утра, либо после 8 вечера. Подавляющее большинство писем пересылаются с 9 до 15.00, но именно в это время пишется меньше всего ответов”.

На сорок процентов писем, которые были отправлены ранним утром или поздним вечером был, согласно исследованию Yesware, получен ответ.

Миф 3. Заголовок письма должен быть лаконичным.

Радует то, что по словам Беллоуза вам вообще незачем беспокоиться о краткости темы сообщения. "Я не заметил, чтобы это на что-то повлияло", - пояснил он.

Однако, кое-что все же способствовало определенной скорости ответа. По данным Yesware на письма, в заголовках которых мелькали такие слова, как "шаги", "кампания" и "NEXT", отвечали быстрее, с большей же неохотой относились к фразам, содержащим “календарь” и “онлайн” .

Миф 4. Добавление нескольких получателей в поле «Кому» увеличит ваши шансы получения ответа

Если вы хотите получить ответ, то вы должны указывать адрес одного получателя в поле “Кому” и еще одного - в поле “Копия”.

"Когда вы выбираете одного адресата, то обращаетесь конкретно к нему за ответом”, - объясняет Беллоуз. "Добавив второй адрес в поле “Копия”, вы тем самым влияете на первого человека своим привлечением кого-то постороннего. Также вы сможете подстраховаться, в случае если первое лицо не отвечает вам, предполагая, что второе перехватит у него инициативу.

Миф 5. Подождите несколько дней, если вам никто не пишет.

Девяносто процентов писем из тех, на которые был получен ответ, как правило, получают его в течение одного дня с момента отправки. Если ваше сообщение попало в число оставшихся 10 процентов, то, по словам Беллоуза, вам следует написать еще раз на следующий день - так вы на 21% увеличите свои шансы.

“Вообще абсолютно типично ждать три-пять дней”, - утверждает Беллоуз. "Данные ясно показывают, что если на ваше письмо не отреагировали в течение 24 часов, вы должны написать снова или же позвонить по телефону. В противном случае, очень маловероятно, что вы получите ответ”.