Правила планирования рабочего времени
В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».
Какой метод планирования рабочего времени выбрать
При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.
Метод Айви Ли
Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.
Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.
Метод оценок
Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.
Метод 1–3–5
Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.
GTD — Getting Things Done
Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.
Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.
Техника Pomodoro
Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.
Поедание лягушек
Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.
Метод салями
А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа :) Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!
Метод 10 минут
Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.
Принцип 60/40
Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.
Энергетический список
Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.
Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить :)
Популярные инструменты для планирования времени
Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.
Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.
В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.
Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.
Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.
Еще советуем изучить подборку 10 приложений для повышения продуктивности.
Какие книги о планировании рабочего времени почитать
Название книги вызывает безудержное желание читать :) Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.
«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский
Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам :) Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.
«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк
Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.
Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!
Принципы планирования рабочего времени успешных людей
И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.
Итоги
Изложим итоги в виде тезисов. Итак:
- Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
- В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
- Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
- Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
- Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.
