15 "гениальных" способов казаться умнее в email’ах
1. Жалуйтесь на обилие электронных писем, которые вы получаете
Всегда жалуйтесь на количество непрочитанных писем, но никогда сразу не называйте точное число. Я как-то пожаловалась, что у меня 200 непрочитанных писем и была поднята на смех. Вместо этого, узнайте, сколько писем получают остальные, а затем удвойте это число. Вот сколько писем вы получаете!
2. Используйте подпись “Отправлено с моего телефона”, чтобы иметь оправдание за опечатки
Используйте подпись “Отправлено с моего телефона”, даже когда вы отправляете письмо с других устройств. Это позволит вам выглядеть вечно занятым и пишущим на ходу, а также даст понять, что у вас не было возможности проверить текст и исправить ошибки.
3. Когда ваш менеджер отвечает в переписке, сразу же отправляйте свой комментарий
Невозможно постоянно обращать внимание на все текущие обсуждения, однако вы точно должны реагировать, когда пишет ваш менеджер. Поймайте момент, когда он ответит, а затем сразу отпишитесь: “Полностью согласен”, “Точно” или “Собирался сказать то же самое“ (“Снял с языка”).
4. Поздравляйте всех первым
Кто-то запустил новый продукт? Отвечайте: “Вперед, так держать!” Кто-то ждет ребенка? Отвечайте: “Мазль тов” (ну или просто “поздравляю”). Петя угощает козинаками? Отвечайте: “Спасибо. Это очень вкусно!”
Всякий раз, когда что-то хорошее происходит, реагируйте первым и всегда нажимайте “ответить всем”. Это позволит вам казаться активным игроком команды.
Кроме того, когда вы постоянно указываете всем на их достоинтсва и на то, как круто они всё делают, вы автоматически заставляете их отлично себя чувствовать, тем самым позволяя им не замечать тот факт, что вы сами так и не сделали ничего значимого за последний год.
5. Делитесь своими мыслями в нерабочее время
Создайте список того, что можно автоматически отправлять в середине ночи.
Это может быть:
- вопрос о статусе проекта
- ваши мысли об организационной структуре отдела
- ссылка на интересную статью
- “пикантные” подробности о конкуренте (что-то такое, чтобы все “обратили внимание”)
Что бы там ни было, люди будут обсуждать тот факт, что вы находите время подумать о компании и своих коллегах в 3 часа ночи.
6. Обособьте важную [информацию] в теме письма
Ваша тема не будет столь конкретная без некоторых уточняющих сведений, содержащихся в скобках, допустим:
Тема: [Обновление] Последнее обновление
Тема: [Конфиденциально] Не распространять
Тема: [МЫ СДЕЛАЛИ ЭТО] Мы сделали это!
7. Как можно чаще отправляйте обновления статуса
“Хотелось бы всем напомнить о том, как идут дела...”
Начните письмо с этой фразы и вы немедленно поразите ваших коллег. Они, вероятно, не будут долго читать предшествующую переписку, поэтому не стесняйтесь продолжать бесцельно обращать их внимание на количество новых пользователей (о котором и так все знают) или на нового инженера, присоединившегося к команде 4 месяца назад...
8. Отправляйте данные о своем местонахождении в течение всего дня
Едете в аэропорт? Очень важно, чтобы все знали, когда вы находитесь в такси, в поезде, проходите проверку службы безопасности, отправляетесь к выходу, садитесь в самолет, получаете багаж, едете в другом такси и прибываете в офис. И не забудьте ещё на каждом шагу оповещать всех о состоянии вашего интернет-доступа.
9. Начинайте каждое сообщение с TL;DR
Начинайте каждое письмо с резюме в виде списка, используя пометку “TL;DR” (Too long; don’t read - слишком длинно; не читать). В нем обобщайте основные моменты вашего письма, используя полужирный шрифт и курсив. Остальная часть письма может быть перегружена ошибками, что не страшно, т.к. скорее всего никто не будет её читать.
10. Слегка охладите свою аудиторию
Начинайте каждое письмо со слов: “Если вы не заботитесь о [нужное вставить], дальше можете не читать”. Некоторые вариации данного метода:
Если вы не заботитесь о будущем этой компании, дальше можете не читать...
Если вы знаете всё, что нужно знать о квантовой физике, дальше можете не читать...
Если вам не интересно, где я буду через час, дальше можете не читать…
11. Используйте аббревиатуры
LGTM, SGTM, FWIW, AFAIK, CIL.
LGTM (Looks Good To Me, по-моему, неплохо),
SGTM (Sounds Good To Me, по-моему, неплохо),
FWIW (For What It's Worth?, да кому это интересно? чего это стоит?),
AFAIK (As Far As I Know, насколько мне известно),
CIL (Critical Item List, перечень критичных замечаний).
Используйте их все.
12. Будьте первым, предложившим встречу
Когда в переписке уже больше 25 ответов, сложно разобраться, что к чему, и первый предложивший встречу всегда становится победителем. Будьте этим победителем. Предложите встречу. Используйте аббревиатуру: F2F (Face To Face).
13. Отправьте “дружеское напоминание”
Найдите какую-нибудь старую переписку и отправьте всем её участникам некое “дружеское напоминание”. Это будет выглядеть так, будто вы ничего и никого не забываете.
14. Подождите неделю, прежде чем ответить на запрос, далее спросите, актуален ли он ещё
Никогда не отвечайте на запросы сразу. Если ваша помощь действительно нужна, то человек найдет вас, но, скорее всего, он просто попросит кого-нибудь другого. Через неделю ответьте: “Всё уже решено, или вам ещё нужна моя помощь?”.
15. Используйте чрезмерно сложный текст в автоответе на e-mail
Если вы не в состоянии отвечать на почту даже в течение дня, то создайте автоответ, в котором будут фигурировать несколько людей, с которыми отправителю следует связаться по каждому определённому проекту. Более того, вы также можете создать целый документ, в котором будет подробно описана инструкция, которой стоит следовать в ваше отсутствие. Ничто не позволит вам выглядеть умнее!
