5 шаблонов для ответа на самые раздражающие электронные письма

Если вы проводите ежедневные встречи, ведете множество переписок по электронке, то наверняка знаете как много времени по утрам тратиться на разбор ящика и ответы на частые вопросы. И вас точно это бесит. Составили 5 шаблонов для тех, кто хочет экономить время на ответы по почте:


1. Быстрый ответ

Шаблон подойдет, если вам пришло письмо, ответ на которое займет много времени (в данный момент его у вас нет!).Чтобы ответить на него вам нужно уточнить информацию или получить ответ от другого коллеги. Но и оставить без ответа письмо нельзя — дайте отправителю знать, что вы увидели его вопрос и ответите чуть позже. Занесите в черновики вот такой шаблон:


2. Разрядить обстановку

Скажем прямо. Вы накосячили и ваш босс очень зол (со всеми бывает).

Самая страшная вещь, которую вы можете сделать — выразить свои эмоции и наговорить лишнего в письме. Поэтому в ответ на критику, особенно если вы вспыльчивы, держите такой шаблон:


3. Шаблоны с инструкциями

Представим, что вы работаете в отделе клиентской или технической поддержки. Ну или вам просто задают много вопросов с претензией «Тыжпрограммист!». Вам надоело отвечать. И вообще бесят вопросы типа «как включить роутер?», «как скачать программу?», «почему я не могу найти отчет?». Ссылку в гугл кидать совесть не позволяет, но и так бесцельно время проводить тоже не нравится. Составьте несколько простых шаблонов на самые популярные вопросы. Держите:

4. Когда у вас рук на всё не хватает!

Пришло очередное письмо где вас просят помочь — проверить отчет, правильность документации, прокомментировать график работ или прокомментировать выступление коллеги, который просит обратную связь. Все это очень важно, интересно и увлекательно: но у вас тоже куча дел и вы просто завалены работой. Это шаблон поможет вежливо отказать, когда вы не можете на себя взять очередную задачу:


5. Когда нужно отправить файл

Если вам нужно отправить коллеге файл и сейчас самое время, чтобы это сделать. Главное документ прикрепить не забудьте. Ну, а если всё совсем плохо и вы не успеваете к дедлайну — этот шаблон вас спасет!

Пользуясь шаблонами вы будете управлять не только почтой, но и временем. Вы всегда можете изменять, адаптировать и создавать новые шаблоны на основе старых. Так убережете не только время, но и нервы!

Держите еще пару шаблонов на всякий случай:

Готовое сопроводительное письмо

И еще 2 примера сопроводительных писем

Хочешь еще? получай статьи первым!
Спасибо!

Вы подписаны

Комментарии к статье: