Как лучше закончить электронное письмо
Основная контактная информация: да!
Ваша подпись в письме должна начинаться с вашей контактной информации. Рой Коэн, профессиональный тренер и автор "The Wall Street Professional's Survival Guide", говорит: "Всегда ставьте себя на место того, кто будет читать ваше письмо. К примеру, если вы отправляете запрос, то какая информация натолкнет его на мысль о необходимости вам ответить, если вы толком не знакомы друг с другом?”.
Фактически, под этим и подразумеваются какие-либо краткие сведения о вас как о специалисте - допустим, занимаемая вами должность и перечень выполняемых обязанностей, название компании.
Вставные изображения и отвлекающие шрифты: нет!
В прежнее время многие веб-сайты оформлялись с помощью автоматически проигрывающейся музыки, изображений, которые с трудом загружались и нечитабельных замысловатых шрифтов. К сожалению, у многих из нас подпись в электронных письмах до сих пор чем-то напоминает эти допотопные интернет-ресурсы, что лишний раз только подтверждает необходимость оформить её в более современном стиле. "Обычно электронные письма отправляются через разнообразные почтовые клиенты и программы, из-за чего важно учитывать совместимость подписи”, - говорит Кайл Терко, творческий менеджер TechnologyAdvice, компании, занимающейся исследованием и анализом бизнес-технологий, которые помогают быстро находить нестандартные решения возникающих вопросов. “Наличие дополнительных элементов в вашей подписи, созданной в рамках конкретного почтового сервиса, может вызвать определенные проблемы. Самые лучшие шрифты - стандартные. Такие “скучные” варианты, как Arial, Times New Roman или Verdana, подойдут просто идеально. Они универсальны и это позволяет легко контролировать вид готовой подписи”.
Возможно, вы столкнетесь с искушением добавить свое собственное мини-фото или прикрепить баннеры своих сайтов. Однако Терко утверждает: “Никогда не включайте изображения в почтовую подпись. Это отнюдь не лучшее решение по многим причинам. Во-первых, некоторые почтовые клиенты не загружают изображения. Если вся важная информация о вас заключена в файл изображения, то до получателя она так и не дойдет. Во-вторых, они, как правило, определяются программой как приложения к письму. Это заводит читателей в тупик и отбивает у них желание прочитать корреспонденцию от вас, если, несмотря на наличие дополнительных файлов, фактических приложений к письму нет”.
Отказ от ответственности: нет!
"О важности правовых уведомлений спорят уже давно", - говорит Рикардо Тригеиро, заместитель директора по маркетингу и брендингу в Chuva Group, фирме, специализирующейся на развитии брендов. "При необходимости в упоминании об отказе от ответственности ваша компания обязательно добавит соответствующую приписку - будьте уверены. Если же вы работаете на себя, вам не нужны никакие правовые уведомления”. Вы можете проконсультироваться по этому вопросу с юристом, однако переписка по электронной почте вряд ли раскроет некую информацию, требующую уведомление об отказе от ответственности.
Адрес электронной почты: да!
Может показаться излишним упоминать электронные адреса в своей подписи. В конце концов, вы ведь именно почтой и пользуетесь, зачем указывать её адрес? Однако, сделав это, вы облегчаете задачу своим адресатам. Коэн поясняет: “Если вы приложили небольшое усилие, заставив себя написать письмо, значит, вы сможете сделать это повторно, не заставляя читателя выуживать ваш адрес почты самостоятельно. Не забудьте о том, что получатель может захотеть занести вас в список своих контактов. Вы избавите его от необходимости возиться с данными, просто перечислив все свои адреса в подписи”. Кроме того, они могут быть отправлены другим людям, да и указание e-mail говорит о том, что с вами можно легко связаться.
Профессиональный опыт: нет!
Если вы написали новую книгу или о вас недавно упомянули в СМИ, то, безусловно, это могло бы послужить хорошей рекламой ваших профессиональных умений и знаний. Однако вся ценность теряется, если перечень подобной информации перечисляется в конце каждого отправляемого вами письма. Если подпись длиннее самого сообщения, то вы рискуете прослыть самоуверенным типом с непомерно раздутым эго. “Подписи должно быть лаконичными и понятными”, - добавляет Терко. “В них должно содержаться достаточно информации для того, чтобы получатель мог узнать о вас чуть больше. Перечислите должность, компанию, номер телефона, укажите одну-две ссылки на профили - но ни в коем случае не превращайте подпись в резюме”.
